En arbetsorder är i sin enklaste form en instruktion för ett uppdrag. Men för ett framgångsrikt företag inom bygg, industri eller underhåll är det mycket mer än så: Ordern ämnar att agera länken mellan ett identifierat behov och ett utfört arbete. En väl utformad arbetsorder säkerställer att rätt person gör rätt sak, vid rätt tillfälle, med rätt utrustning. Det uppnås oftast med hjälp av ett arbetsordersystem.
Arbetsorderns livscykel: 5 steg
För att förstå arbetsorderns värde bör man se den som en process i flera steg. Det är här expertisen i din verksamhet blir synlig:
- 1. Skapande: En felanmälan kommer in eller ett planerat underhåll triggas.
- 2. Planering & Allokering: Arbetsledaren ser i systemet vem som har rätt kompetens och är närmast geografiskt.
- 3. Genomförande: Teknikern får all info i mobilen, registrerar tid, material och tar bilder.
- 4. Kvalitetssäkring: Kunden signerar digitalt och en rapport skapas automatiskt.
- 5. Analys: Data sparas för att kunna förutse framtida behov och optimera lönsamheten.
Fördelar med ett arbetsordersystem
Det finns många fördelar med att undvika papper och penna när man är ute i fält och arbetar. Genom att ha arbetsorder i mobilen är det enkelt att fylla i checklistor och kolla vad uppdraget består av. I ett projektverktyg kan du skapa digital arbetsorder för bygg och enkelt skapa mallar för mobilen. Arbetet kan startas och stoppas direkt i appen, och en rapport skickas automatiskt när arbetet är klart. All administration samlas direkt på samma ställe och arbetet blir både enklare och mer effektivt.
Enklare kommunikation
Med ett arbetsordersystem ser kontoret exakt var personalen befinner sig och hur långt de kommit i sina uppdrag. Detta minskar antalet telefonsamtal och gör att ni kan ge kunderna exakta besked.
Historik och dokumentation
Genom att koppla arbetsorder till specifika objekt (t.ex. en specifik värmepump eller ett fordon) skapas en servicehistorik. Den kan ni sedan följa upp och se om det finns återkommande brister i arbetsflödet.
Transparens och kundnöjdhet
Den största tidstjuven är ofta väntan på underlag. I ett digitalt system är arbetsordern redo för fakturering sekunden efter att teknikern markerat den som klar. Det minimerar risken för borttappade materialkostnader och ökar likviditeten.